Poświadczenia notarialne – co warto wiedzieć przed wizytą u notariusza?

Poświadczenia notarialne potwierdzają autentyczność podpisów, daty lub zgodność odpisów z oryginałem. W praktyce oznacza to, że instytucje i strony umów mogą zaufać, że dokument jest wiarygodny, a podpis złożono dobrowolnie przez właściwą osobę. Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje: jakie są rodzaje poświadczeń, kiedy są wymagane, jak się przygotować do wizyty, jakie dokumenty zabrać oraz jakie są orientacyjne koszty zgodne z przepisami.

Przeczytaj również: Firma przeprowadzkowa - przeprowadzkitransfer.pl

Na czym polega poświadczenie notarialne?

Poświadczenie notarialne to urzędowe potwierdzenie określonego faktu przez notariusza, który działa jako niezależny i bezstronny świadek czynności. Najczęściej dotyczy to potwierdzenia podpisu, daty okazania dokumentu lub zgodności kopii z oryginałem. Rola notariusza polega na weryfikacji tożsamości, ocenie dobrowolności złożenia podpisu oraz odnotowaniu okoliczności czynności w sposób przewidziany prawem.

Przeczytaj również: Poprawa jakości dźwięku i odszumianie

Poświadczenie nie nadaje dokumentowi rangi aktu notarialnego – to odrębna czynność. Jego zadaniem jest zwiększenie pewności obrotu prawnego, ograniczenie ryzyka fałszerstw i ułatwienie procedur wymaganych przez urzędy, banki czy kontrahentów.

Przeczytaj również: Hotel w Siedlcach zapewni udaną konferencję i nie tylko

Rodzaje poświadczeń i kiedy się je stosuje

Poświadczenie podpisu

Poświadczenie podpisu potwierdza, że osoba złożyła podpis w obecności notariusza albo uznała wcześniej złożony podpis za własny. Często bywa wymagane przy pełnomocnictwach (np. do sprzedaży nieruchomości), oświadczeniach do spółek, umowach przeniesienia udziałów czy przy dokumentach składanych w bankach i urzędach.

Poświadczenie zgodności kopii z oryginałem

Poświadczenie zgodności odpisu lub kopii z oryginałem polega na porównaniu okazanego oryginału z kopią i potwierdzeniu ich zgodności. Stosuje się je, gdy przepisy lub adresat dokumentu wymagają złożenia uwierzytelnionej kopii (np. dokumentów spółki, dyplomów, zaświadczeń).

Poświadczenie daty i pozostawania przy życiu

Poświadczenie daty (tzw. data pewna) wskazuje, że określonego dnia okazano dokument notariuszowi. Poświadczenie pozostawania przy życiu stwierdza fakt, że dana osoba żyje w chwili dokonania czynności – bywa potrzebne m.in. do wypłat świadczeń zagranicznych.

Jak przebiega poświadczenie podpisu – krok po kroku

1) Weryfikacja tożsamości: Notariusz sprawdza dokument tożsamości osoby podpisującej i porównuje dane z treścią dokumentu.

2) Złożenie podpisu: Podpis składa się osobiście w kancelarii na oczach notariusza albo składa się oświadczenie o uznaniu wcześniej złożonego podpisu za własny.

3) Klauzula poświadczeniowa: Notariusz dołącza klauzulę z danymi osoby, datą, miejscem i zakresem poświadczenia oraz opatruje dokument pieczęcią.

4) Rejestracja czynności: Czynność zostaje odnotowana w dokumentacji kancelarii zgodnie z przepisami.

Wymogi formalne i ograniczenia, o których warto pamiętać

Osobista obecność jest konieczna – poświadczenie nie może odbywać się korespondencyjnie ani na odległość. Notariusz musi mieć możliwość bezpośredniej weryfikacji tożsamości i dobrowolności podpisu.

Dokument przeznaczony do poświadczenia powinien być kompletny, czytelny i zawierać wszystkie załączniki przewidziane przepisami lub wymagane przez adresata dokumentu. Notariusz może odmówić dokonania czynności sprzecznej z prawem.

Jak przygotować się do wizyty w kancelarii

– Zabierz aktualny dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport). Sprawdź jego ważność.

– Przy poświadczeniu podpisu na pełnomocnictwie: przygotuj dane stron (imiona, nazwiska, PESEL/numery dokumentów), zakres umocowania, ewentualne warunki szczególne. Jeśli pełnomocnictwo dotyczy nieruchomości, mogą być potrzebne dane z księgi wieczystej.

– Przy poświadczeniu kopii: przynieś oryginał dokumentu i czytelną kopię do porównania. Kopię można wykonać także w kancelarii.

– Gdy dokument wiąże się z nieruchomością: często przydatny jest aktualny odpis z Księgi Wieczystej (numer KW), a w przypadku umów – projekt lub treść umowy przedwstępnej, aby upewnić się, że dane stron i przedmiot są spójne.

– Jeśli planujesz późniejszy akt notarialny: przygotowanie z wyprzedzeniem projektu lub zarysu treści przyspiesza weryfikację, ogranicza ryzyko błędów i ułatwia ustalenie wymaganych załączników.

Dokumenty najczęściej wymagane przy poświadczeniach

• Dowód tożsamości osoby składającej podpis lub okazującej dokument.
• Dokument przeznaczony do poświadczenia (pełnomocnictwo, oświadczenie, umowa, kopia wymagająca uwierzytelnienia).
• Oryginał dokumentu – gdy poświadcza się zgodność odpisu lub kopii.
• Dane uzupełniające: np. numer księgi wieczystej, dane stron, ewentualne załączniki wymagane przepisami lub przez adresata dokumentu.

Opłaty za poświadczenia – co mówi prawo

Wysokość wynagrodzenia notariusza określają przepisy. Dla orientacji: maksymalna stawka za poświadczenie podpisu w typowych sprawach wynosi do 300 zł netto (+ VAT), przy czym faktyczna opłata zależy od liczby podpisów, rodzaju dokumentu i ewentualnych dodatkowych czynności technicznych. Do wynagrodzenia mogą dojść ustawowe podatki i opłaty (jeśli mają zastosowanie). Przed wizytą warto przygotować informacje o liczbie podpisów i egzemplarzy.

Przykładowe sytuacje, w których potrzebne jest poświadczenie

• Pełnomocnictwo do zbycia nieruchomości lub pojazdu.
• Uwierzytelnienie kopii dokumentów spółki przy rejestracji lub zmianach.
• Umowa zbycia udziałów w spółce z o.o. (często wymaga poświadczenia podpisów).
• Dokumenty składane w banku, urzędzie lub u kontrahenta, który wymaga potwierdzenia podpisu.
• Potwierdzenie daty okazania dokumentu lub pozostawania osoby przy życiu dla celów świadczeń.

Najczęstsze pytania i krótkie odpowiedzi

– Czy muszę podpisać dokument w kancelarii? Tak, podpis składa się osobiście w obecności notariusza albo uznaje wcześniej złożony podpis za własny – na miejscu.

– Czy mogę przesłać dokument mailem do poświadczenia? Nie. Poświadczenia nie dokonuje się korespondencyjnie – konieczna jest osobista obecność.

– Czy potrzebuję oryginału przy poświadczeniu kopii? Tak, notariusz porównuje kopię z oryginałem.

– Czy poświadczenie podpisu przekształca dokument w akt notarialny? Nie. To odrębna czynność urzędowa o innym zakresie skutków.

Gdzie znaleźć informacje lokalne

Jeśli poszukujesz przepisów, wymagań dokumentowych lub godzin przyjęć w danej miejscowości, sprawdź lokalne źródła informacji o czynnościach notarialnych, w tym Poświadczenia notarialne w Lublinie. Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej – w indywidualnych przypadkach zakres dokumentów i czynności może się różnić.